Viết thư ứng tuyển như thế nào để được nhà tuyển dụng chú ý, đón nhận?

Vì là một người không quá coi trọng hình thức bên ngoài nên chuyện viết/gửi email xin việc của mình cũng không có gì gọi là hoành tráng hay “đao to, búa lớn”. Nhưng trong một thời gian dài làm ở vị trí phải tuyển dụng nhân sự thường xuyên, mình nhận thấy không nhiều bạn trẻ biết cách viết email hay gửi email sao cho khiến nhà tuyển dụng hài lòng và không cảm thấy các bạn đang gửi một thư xin việc nhếch nhác, bất lịch sự. Bằng kinh nghiệm cá nhân, bài viết này chia sẻ theo cách của mình làm, các bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho hợp với phong cách, hoàn cảnh của bản thân.

Vì sao phải viết thư (email) xin việc?

Dĩ nhiên là cần việc thì xin việc, nhưng mình ít khi dùng những từ kiểu “xin việc”, nghe hơi khó chịu. Mình gọi là “ứng tuyển vị trí…” tuỳ vào nhu cầu của nhà tuyển dụng. Hồi xưa khi công nghệ thông tin chưa phát triển, mỗi lần muốn kiếm việc là phải cầm hồ sơ viết tay đi đến chỗ này chỗ kia hỏi, hoặc phải nhờ quen biết mới biết chỗ nào đó cần tuyển dụng. Bây giờ hiện đại rồi, các nhà tuyển dụng đăng tuyển thông tin ở trên các website việc làm, thậm chí nhanh gọn hơn là đăng trên mạng xã hội – như mình vẫn hay làm. Mình rất khuyến khích nhân viên của mình biết dùng mạng xã hội, vì để phục vụ cho công việc và vì để chứng minh các bạn còn trẻ, còn năng động, còn ham mê khám phá điều mới. Ứng viên nào nói rằng bạn ấy không dùng Facebook, không có zalo, chưa từng biết đến yahoo… thì có thể mình sẽ không nhận, trừ khi profile của bạn có điểm mạnh đáng chú ý, tốt cho công việc và dĩ nhiên bạn phải có lý do rất chính đáng cho việc không dùng mạng xã hội – ví dụ như bị dị ứng với công nghệ chẳng hạn. 

Tóm lại viết thư ứng tuyển là để đi làm, để có cơ hội thực hành khả năng, phát triển năng lực bản thân.

Tiêu đề email ứng tuyển nên viết như thế nào?

Bạn chuyển bị gửi thư ứng tuyển cho nhà tuyển dụng, giống như việc mình muốn bạn tưởng tượng tiếp theo đây. Hãy tưởng tượng bạn chuẩn bị ra đường đi gặp một người lạ sẽ cho bạn cơ hội phát triển bản thân, ngoài những kiến thức giao tiếp cơ bản trong đầu như chào hỏi, trò chuyện thì cũng nên coi lại hình thức bên ngoài một chút – như là quần áo, đầu tóc. Vậy mà nhiều bạn trẻ lại chẳng thèm mặc áo cho cái CV của mình. Mình vẫn luôn thắc mắc tại sao Gmail không chặn chức năng gửi đi nếu như thư không có tiêu đề. Trong quá trình tuyển dụng, mình vẫn thường nhận được hàng tá email không có tiêu đề, hoặc tiêu đề kiểu “còn tuyển không”, “muốn cộng tác”, dài dòng hơn thì sẽ là “tôi có khả năng viết và muốn làm việc”…

Đọc những dòng tiêu đề như vậy, mình vẫn sẽ nhấp vào nhưng KHÔNG BAO GIỜ cho bạn cơ hội làm việc cùng mình. Bất lịch sự thế, không mặc áo mà đi gặp mình, mình không muốn nhìn chứ đừng nói đến việc sẽ trò chuyện cùng.

Vậy nên, nếu bạn không muốn mất cơ hội thì tiêu đề nên gắn với thông tin tuyển dụng một chút. Ví dụ như “ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ BIÊN TẬP VIÊN MẢNG THỜI SỰ” nếu nhà tuyển dụng đang tuyển Biên tập viên Thời sự và bạn thấy mình đáp ứng được yêu cầu của họ. Hoặc nếu trong thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng yêu cầu gửi CV về địa chỉ email, tiêu đề nên là “CV ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ…”, vị trí là gì tuỳ bạn điền vào.

Nội dung email viết gì?

Lại nhắc đến chuyện các bạn gửi email ứng tuyển, có bạn vì tiêu đề dài dòng rồi nên trong nội dung không có chữ nào cả, có bạn thì hỏi lại câu hỏi ở tiêu đề, cũng có bạn kể lể dài dòng về đam mê của mình, mong muốn của mình nhưng không gửi đến ai cũng chẳng có lời mong muốn nhận hồi âm, những thư như vậy mình không tính là thư ứng tuyển, chỉ là thư gửi nhầm cho ai đó mà lạc đến email của mình.

Đầu thư, phải Dear/Thân gửi/Gửi đến người/doanh nghiệp tuyển dụng. Vì đa số trường hợp sẽ không biết người tuyển dụng là nam hay nữ, già hay trẻ, lịch sự nhất vẫn là xưng hô khách sáo một chút.

Lời chào: Nghe hơi màu mè, nhưng dù gửi email thì bạn vẫn phải tưởng tượng bạn đang đến gặp nhà tuyển dụng, khi được người ta mời vào phòng, việc đầu tiên bạn cần làm là cúi chào, nói lời chào. Vậy nên trong email, cũng nên “Đầu thư, xin gửi đến ban tuyển dụng lời chào trân trọng. Tôi tên là…”

Nếu bạn đến trực tiếp để ứng tuyển, bạn có thể chờ người ta hỏi rồi nói tên, tuổi, mong muốn… nhưng gửi qua email thì bạn cần có đầy đủ các thông tin tương tự, tên là gì, hiện đang sống ở đâu, thông tin liên hệ (số điện thoại, facebook, zalo…), lý do vì sao ứng tuyển, mong muốn gì khi ứng tuyển. Dĩ nhiên không nên quá dài dòng, chỉ vừa đủ khoảng 3 – 5 dòng email cho vừa tầm mắt của người tuyển dụng.

Cuối đoạn, nên lưu ý cho người đọc biết “Tôi có đính kèm CV và đơn ứng tuyển, mong quý anh/chị xem xét để tôi có cơ hội hợp tác cùng quý công ty.”

Đừng vội “xin” hay “cho” cơ hội trong công việc, hãy dùng từ “hợp tác” để nhà tuyển dụng thấy được thiện chí mong muốn cùng nhau phát triển – cho cả nhà tuyển dụng và người ứng tuyển.

Lời cảm ơn: Trước khi kết thư, đừng quên nói lời cảm ơn, như: “Cảm ơn anh/chị đã đọc thư ứng tuyển của tôi. Hy vọng tôi sẽ sớm nhận được hồi âm từ quý công ty.”

“Thân mến,” – Thay cho lời chào cuối thư.

Tên riêng – đại diện cho chữ ký cuối thư.

Đính kèm CV và đơn ứng tuyển

Thỉnh thoảng mình vẫn bị quên đính kèm CV và đơn ứng tuyển, vậy nên nếu được, hãy đính kèm luôn sau khi viết xong tiêu đề. Vì nếu dồn quá nhiều tâm tư vào phần nội dung thư, mất quá nhiều thời gian thì bạn cũng có thể quên đính kèm CV mà ấn nút gửi đi luôn đấy. CV và đơn ứng tuyển viết như thế nào thì các bạn vui lòng tra google nhé, vì chỉ việc làm theo những mẫu mà các bạn thấy phù hợp với bản thân mình. Về việc tạo ra 1 CV ấn tượng, 1 profile chất ngất thì mình không giỏi đâu, bởi đồ của mình đơn giản lắm, mình vẫn quan trọng khả năng làm việc sau khi được nhận hơn.

Nói thế không có nghĩa là CV trình bày luộm thuộm, đơn ứng tuyển điền chỗ thiếu chỗ thừa. Bạn phải tạo ra một bộ profile sạch sẽ, đẹp đẽ nhất có thể, dễ nhìn, dễ hiểu.

Đính kèm CV song ngữ nếu bạn có khả năng ngoại ngữ, nhà tuyển dụng sẽ ấn tượng hơn.

Chưa hoàn hảo lắm, nhưng gửi thư ứng tuyển thế này chắc chắn sẽ nhận được hồi âm, dù đạt hay không.

Đủ chưa nhỉ? Với mình là đủ rồi, mình tuyển dụng, khi nhận đơn ứng tuyển cũng chỉ cần có thế thôi mà sao nhiều bạn ẩu quá, tự đánh mất cơ hội của chính mình. Còn sau đó, nếu được nhận thì phải cố mà làm việc sao cho CV có thêm thông tin đẹp đẽ nhé!

GreenStar